9 Tipps für einen erfolgreichen Messeauftritt

Bekanntheitssteigerung, Imagebildung oder Direktgeschäft – ein Messebesuch kann sich für Unternehmer in vieler Hinsicht lohnen. Entscheidend für den Erfolg ist ein durchdachtes Konzept – bereits im Vorfeld der Messe. Wir haben hier die wichtigsten Kriterien in einem Leitfaden zusammengestellt.

1. Ziele für die Messe setzen

Messeauftritte sind optimale Instrumente, um Neukunden zu gewinnen, Innovationen vorzustellen oder bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen. Daher ist es enorm wichtig mit klar formulierten Zielen in den Planungsprozess eines Messebesuches zu gehen.

Was soll mir / meinem Unternehmen / meinem Team / meiner Marke dieser Messeauftritt bringen?

Nur wenn Sie diese Frage klar beantwortet haben, können Ihre Mitarbeiter und die inhaltliche Planung aufeinander abgestimmt und alle Beteiligten auf Kurs gebracht werden. Umfragen belegen, dass etwa 60% der Erfolgsaussichten wegen schlechten Vorbereitungen verschenkt werden.

Tipp: Halten Sie die Ziele auf jeden Fall schriftlich fest, um jederzeit überprüfen zu können, ob die gesetzte Aktion auch das gewünschte Ergebnis bringt. Und: setzen Sie sich dabei realistische Ziele!

2. Mehr Überblick mit Zeitplänen

Wenn Sie nicht kurz vor Ihrem Messeauftritt unter Zeitdruck gelangen wollen, formulieren Sie klare Deadlines. Je nach Messeformat können diese unterschiedlich ausfallen, es sollte aber immer ein Zeitpolster einkalkuliert werden.

Warum: die Definition von Deadlines hilft dabei, das Projekt Messe besser zu strukturieren und allen daran beteiligten den Umfang zu verdeutlichen. Durch diese Zeitplanung können auch Flaschenhälse gefunden und darauf reagiert werden.

3. Passende Standkonzepte

Mit dem Messeauftritt möchte man bestmögliche und nachhaltige Eindrücke hinterlassen. Dafür muss das Konzept des Messestands sowohl zum eigenen Unternehmen, als auch zur Messe und zur Zielgruppe passen. Diese umfangreichen Anforderungen sollen im Optimalfall alle mit einem System erfüllt werden können.

Einige grundlegende Faktoren sollten trotz der unterschiedlichen Anforderungen immer gegeben sein:

  1. Offene Präsentationsflächen
    So können Sie einerseits Präsentationen sichtbar gestalten, andererseits wird auch eine einladende Atmosphäre geschaffen, mit der Sie Besucher auf Ihren Stand holen.
  2. Flexibilität
    Mobile Messesysteme sind ein Muss, wenn man flexibel bleiben möchte. Mit mobilen Präsentationssystemen wie bspw. Theken oder Rollup Displays können mit einfachen Mitteln zusätzliche Werbeflächen geschaffen werden.

4. Die persönliche Note

Der Messestand spiegelt sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Leistungen nach Außen wieder. Deshalb sollten Sie jede Möglichkeit nutzen, Ihren Messeauftritt zu personalisieren. Durch die damit besser steuerbare Aufmerksamkeit wird gleichzeitig auch die eigene Marke gefördert. Elemente wie durchgängige Werbemotive und offene Präsentationsflächen zeichnen flexible und dadurch individuellen und vielseitige Messestände aus.

5. Messegeschenke

Um nachhaltige Erinnerungswerte zu schaffen, werden Werbemittel als beliebte Ergänzungen eingesetzt. Durch Werbeartikel kann der Erinnerungswert auch nach der Messe aufrecht erhalten werden. Obwohl das Spektrum dabei von den bekannten Streuartikeln wie Silikonbändern bis hin zu USB-Sticks und teuren Werbepräsenten wie Uhren reicht, sollte man dennoch darauf achten, dass das gewählte Give-Away mit der eigenen Marke gut zusammenspielt. So kann Kontakt mit der Marken- und Werbebotschaft stattfinden und im besten Fall wird durch täglichen Kontakt damit an die Marke erinnert. Auch führt die Mitgabe von Werbemitteln dazu, dass beim Besucher positive Emotionen geweckt werden und der Kunde sich geschmeichelt fühlt.

6. Gespräche mit den Messebesuchern

Auch wenn Reichweiten und Bekanntheitsgrad wichtige Ziele für einen Messebesuch sind, sind – wie auch im Digitalbereich aktive Besucher der Schlüssel zum Erfolg. Mit Messestandkomponenten die zur Aktivität anregen, kann hier die Interaktion gefördert werden. Als Ergebnis kommen Besucher selbständig an Ihren Messestand und können diese Inhalte direkt vor Ort ausprobieren.

Wenn diese Möglichkeit des Erlebnis-Marketings mit der traditionellen Frage „Wie kann ich Ihnen helfen?“ verbunden wird, werden persönliche und moderne Kundenfreundlichkeit perfekt ergänzt.

Digitale Elemente wie Tablets oder Screens können außerdem ideal dazu eingesetzt werden, eine Interaktivität zu fördern. Durch multimediale Inhalte können nicht nur Text, sondern auch Videos und sogar Projektionen eingesetzt werden. Durch Interaktionen wird der Messebesucher zu einem Bestandteil der Aktion und ist so direkt und unmittelbar mit dem Inhalt verbunden.0

7. Berührungspunkte schaffen

Kaum ein anderes Medium liefert so viele Optionen, durch Berührungspunkte Kontakte zu generieren, wie ein strategisch und taktisch ausgefeilter Messestand. So können Prospektständer, Meeting- Points, Sitzgelegenheiten oder Stehtische dazu dienen, die Kontaktaufnahme mit potentiellen Kunden zu vereinfachen und zu unterstützen.

Kataloge können Interesse wecken und als Gesprächsgrundlage dienen. Platzieren Sie Ihre Botschaft und Ihren Unternehmensnamen auf strategisch wichtigen Punkten am Messestand.

Wenn es der Messeveranstalter erlaubt, bieten sog. Guerilla-Maßnahmen, wie bspw. bewegliche Werbetafeln zusätzliche Möglichkeiten, Multiplikatoreffekte Ihrer Marke durch Einsatz außerhalb des Messestandes auf dem gesamten Messegelände zu verstärken.

8. Aufmerksamkeit auf Ihre Messeteilnahme generieren

Schlüssige und umfassende Marketingkonzepte sind das A und O jedes erfolgreichen Messeauftritts. Um Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke „Gehör“ und Sichtbarkeit – vor, während und nach der Messe – zu verschaffen, sollten einige Punkte mit in Ihr Konzept aufgenommen werden;

im Vorfeld müssen Pressearbeit, Ankündigungen online und offline, Einladungsschreiben an Kunden und Lieferanten, Bekanntmachungen in branchenüblichen Kommunikationsmedien etc. erfolgen, um hohe Besucherzahlen sicherzustellen. Beachten Sie jedoch, dass je nach Art der Messe Kunden und meinungsführendes Fachpublikum angesprochen werden müssen.

Bei Ihrem Messeveranstalter erfahren Sie, welche Werbemaßnahmen für die Messe geplant sind, um eine möglichst hohe Publikumszahl zu erzielen. Regen Sie hier aktiv Kooperationsmöglichkeiten an.

9. Auch nach der Messe noch profitieren

Eines steht unumstößlich fest: Ihr Messeauftritt ist nicht mit dem letzten Ausstellungstag vorbei. Einer der Wichtigsten und zudem großer Teil der Arbeit beginnt erst nach der Messe. Lediglich 7% der Messebesucher kommen auf die Messe mit der Absicht Produkte zu kaufen. Der Verkaufsprozess findet darum häufig erst im Nachhinein statt.

Lückenlose Dokumentationen sind dabei der entscheidende Faktor! Über einen erfolgreichen Geschäftsabschluss – und damit über eine erfolgreiche Messe – bestimmen nicht die Anzahl der gesammelten Visitenkarten oder verteilten Messebroschüren. Ein Anschreiben nach der Messe sollte standardmäßig dazu genutzt werden, um die Besucher nach der Messe noch einmal zu aktivieren und das gezeigte Interesse an Ihrem Unternehmen aufrecht zu erhalten. Versprechen, die am Messestand gegeben wurden, können so schnell und unkompliziert mit einer Email oder einer personalisierten Aussendung eingelöst werden. Wichtig hierbei: dies sollte innerhalb von 7 Tagen nach der Messe verschickt werden, da sonst unnötig Möglichkeiten verschenkt werden.

Auch können durch die Dokumentation und Auswertung von eingesetzten Kontaktbögen in gewisser Weise eigene, interne Marktforschung betrieben werden. Interessenschwerpunkte sowie die Qualität Ihrer Kontakte können damit direkt erfasst, ausgewertet und im Endeffekt als Grundlage zur Analyse für Ihre Zielerreichung verwendet werden.

Michael Baierl

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